Descrição da vaga
RESUMO
Estamos procurando um(a) secretário(a) executivo(a) para ajudar a Diretoria da empresa no gerenciamento de sua rotina.
Você será a pessoa indicada para organizar reuniões e viagens, além de controlar arquivos e despesas do corpo diretivo. Nessa posição, você atuará com atendimento telefônico nacional e internacional e trocará informações com outros(as) secretários(as) executivos(as) dentro e fora da empresa.
Para fazer bem este trabalho, estamos buscando um(a) profissional que seja organizado(a), responsável, tenha iniciativa e saiba resolver problemas com autonomia.
Em última análise, seu trabalho será parte integrante de nossos esforços para garantir aumento da eficiência e produtividade da Diretoria, bem como um atendimento de qualidade aos clientes e parceiros que se relacionam diretamente com nossos diretores.
PRINCIPAIS ATIVIDADES
Organizar a agenda da diretoria, garantindo que não haja conflitos entre os compromissos e considerando fatores como tempo de deslocamento entre um evento e outro.
Controlar o fluxo de reuniões, sendo responsável por agendá-las, checar a disponibilidade dos participantes e reservar salas, bem como contornar imprevistos relacionados.
Esquematizar trâmites de viagens, reservando passagens e hospedagem, montando a agenda de compromissos e controlando questões financeiras, como reembolsos e comprovantes de pagamento.
Oferecer suporte aos diretores em eventos, organizando materiais, comparecendo ao backstage e coordenando convidados.
Prestar atendimento telefônico aos clientes e parceiros, anotando recados e transferindo chamadas importantes.
Realizar a gestão de contas a pagar dos executivos, tanto de ordem profissional quanto pessoal.
O QUE BUSCAMOS
Pré-requisitos
Ensino superior completo em Secretariado Executivo, Administração ou Letras;
Inglês Avançado — será necessário atender ligações internacionais;
Experiência prévia como assistente executivo(a) e/ou assistente administrativo(a);
Bons conhecimentos em Excel e Word.
Habilidades
Excelente capacidade de comunicação escrita e verbal;
Capacidade de lidar com diversas tarefas simultâneas;
Agilidade para resolução de conflitos de agendas;
Bons conhecimentos de controle financeiro.
Desejável
Diploma ou documento que comprove o domínio da língua inglesa;
Disponibilidade para eventuais viagens;
Espanhol.
REMUNERAÇÃO E BENEFÍCIOS
Salário: a combinar.
Benefícios:
Vale-transporte
Vale-refeição ou Vale-alimentação
Assistência médica e odontológica
Plataforma Oriente-me
Seguro de vida
Incentivo à atividade física (total pass)
Carga horária semanal
Regime de Contratação
Conhecimentos e Habilidades necessárias
Benefícios
